レポート作成スナップショットを使用したレポート

レポート作成スナップショット機能を使用すると、レポートを実行して出力される結果データを、専用のオブジェクトに履歴として登録することができます。
例えば、当月のサマリ情報を出力するレポートがあり、レポート作成スナップショット機能を使ってこのレポートを毎月実行することにより、定期的に蓄積されたデータを利用して過去の月ごとの経過などを分析することが可能になります。

実行されるレポート(ソースレポート)の結果として出力されるデータの各カラムが、データを格納するオブジェクト(対象オブジェクト)の項目とマッピングされて1レコードずつ登録されます。
レポート作成スナップショット機能は、以下の流れで使用します。

定期的に実行するソースレポートを準備する。
ソースレポートの実行結果を登録する対象オブジェクトを準備する。
レポート作成スナップショットを作成する。
レポート作成スナップショットを実行するスケジュールを設定する。
登録されたデータを使用したレポートを実行して、データの分析を行う。

＜目次＞

設定の流れ

1．レポート作成スナップショットで使用するソースレポートを用意します。既に定義されている場合には、そのレポートを使用することができます。
ここでは、例として2つの項目(テキスト型と日付時間型)を出力するインシデント管理のレポートを使って説明します。

2．レポートの実行結果を登録するオブジェクトを用意します。結果を登録するオブジェクトには、レポートで出力される項目と同じデータ型の項目が定義されている必要があります。
表示名や項目名は一致している必要はありません。
登録するオブジェクトとして、LMISの「スナップショット1」から「スナップショット5」までの5つのカスタムオブジェクトを使用することができます。
これらのオブジェクトの一つを使用して、カスタム項目を追加します。ここでは、レポートの出力項目に対応する2つの項目(テキスト型と日付時間型)を作成しています。

3．設定画面の[クイック検索]で「レポート作成スナップショット」と入力して、検索結果から[レポート作成スナップショット]をクリックします。
<Classicの場合>

<Lightningの場合>

4．レポート作成スナップショット画面で[次へ]をクリックします。

5．[新規レポート作成スナップショット]ボタンをクリックします。

6．新規レポート作成スナップショット画面が表示されたら、必要な情報を入力します。

項目	説明
レポート作成スナップショット名	レポート作成スナップショットの表示名。
レポート作成スナップショット名の一意の名前	レポート作成スナップショットのAPI参照名。
実行ユーザ	ソースレポートのデータにアクセスできるユーザを指定します。
ソースレポート	履歴データを作成する作成済みのレポートをリストから選択します。表形式レポートまたは集計レポートを選択することができます。
対象オブジェクト	手順2で使用したカスタムオブジェクトを選択します。

入力が終わったら、[保存 & 項目の対応付けの編集]をクリックします。

7．以下の画面でスナップショット項目の対応付けを行います。ここではレポートで使用するデータを含む項目だけを選択します。それ以外の項目の対応付けは、不要です。
項目の対応付けが完了したら、[保存]をクリックします。

ここでは、表記式のレポートを使用する場合の画面例を示しています。

8．下図のように[項目の対応付け]に設定情報が表示されます。[レポート作成スナップショットをスケジュール設定]の[編集]をクリックします。

9．実行スケジュールを設定します。スナップショットが実行されたら通知メールを送信することができます。設定が完了したら[保存]をクリックします。

10．下図のように[レポート作成スナップショットをスケジュール設定]に設定情報が表示されます。

11．スケジュールされた時間が経過して、レポート作成スナップショットが実行されると、[実行履歴]に実行結果が表示されます。

また、以下のような通知メールを受信します。

12．対象オブジェクトに対してレポートを作成して実行すると、これまでに定期的に登録されてきたデータを確認することができます。

これで、レポート作成スナップショットについての設定は完了です。

注意事項

レポート作成スナップショットの実行ユーザは、ソースレポートを実行できる権限と結果を対象オブジェクトに作成する権限が必要です。
実行スケジュールの希望期間内は、実行ユーザはLMISへログインが可能である必要があります。つまり、実行ユーザがLMISへのログイン可能な時間帯でしかスケジュールを実行することができません。
実行スケジュールは、分析したい内容に合わせて実施するようにしてください。同じ結果を返すレポートを複数回実行しても、それらは異なる作成日でそれぞれ対象オブジェクトに登録されます。したがって、例えば、月次で過去データを分析したい場合に、週次でスケジュールをして毎週スナップショットを対象オブジェクトに登録していると、同じような内容の履歴データが複数登録されてしまう可能性があります。
ソースレポートで出力できる結果は2,000件までなので、1回のレポート作成スナップショットの実行では、結果が2,000件を超えないようにしてください。
レポート作成スナップショットの実行に失敗すると、[実行履歴]の[結果]列に失敗したことが表示されます。該当する[実行開始時刻]のリンクを選択すると、詳細情報を参照することができます。

参考情報

レポート作成スナップショットの詳細については、Salesforceヘルプ「レポート作成スナップショットを使用した履歴データのレポート」を参照してください。