メールテンプレートを設定する

セルフサービスポータル機能に関するメール送信内容を設定します。

以下の流れで、メールの送信内容を変更することができます。

1．メールテンプレートを作成する
新しいメールテンプレートを作成して、送信する内容を設定します。

2．パラメータファイル、ワークフロー、またはフローを変更する
新しいメールテンプレートが使用されるように、設定を変更します。

＜目次＞

使用されるメールテンプレートの一覧

初期状態で使用されるメールテンプレートの一覧を、以下に示します。
表の「設定方法」に「パラメータ」と記載されているメールテンプレートの変更方法については、「パラメータの設定」を参照してください。
「ワークフロー」と記載されているメールテンプレートの変更方法については、「ワークフローの設定」を参照してください。

パラメータの設定

パラメータファイルに、新しく作成したメールテンプレートを設定します。

初期設定

パラメータファイルに設定するメールテンプレートの初期設定を、以下に示します。

設定方法

パラメータファイルを、以下の手順で設定します。

1．メールテンプレートを作成します。
この例では、「ポータルユーザ利用開始通知(日本語)」に対して「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを、
「ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語)」に対して「変更後メールテンプレート2」メールテンプレートをぞれぞれ作成するものとします。

2．管理メニューを表示します。 管理メニューを表示する操作については、「コンフィグレーションガイド　コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。

3．管理メニューで、[コミュニケーションテンプレート]-[Classicメールテンプレート]をクリックします。

4．[フォルダ]で[LMISテンプレート]を選択します。
メールテンプレート名から[ポータルユーザ利用開始通知(日本語)]をクリックします。

5．[コピー]ボタンをクリックします。

6．[メールテンプレート名]に[変更後メールテンプレート1]と入力して、[テンプレートの一意の名前]に一意の名前を設定します。設定後、[保存]ボタンをクリックします。

7．[編集]ボタンをクリックします。

8．[件名]や[メール内容]を適切に編集します。編集後、[保存]ボタンをクリックします。

[差し込み項目値]を使用して、メールテンプレートからレコードの値を参照することができます。
ポータルユーザのメールテンプレートでは[取引責任者]、申請のメールテンプレートでは[サービス要求管理]、問い合わせのメールテンプレートでは[インシデント管理]を、[差し込み項目の種類]として選択することができます。

9．手順4～8を繰り返して、メールテンプレート「ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語)」に対して「変更後メールテンプレート2」を作成します。

10．初期設定を参考に、パラメータファイル(LMIS_MessageResource_ja)を設定します。
「ポータルユーザ利用開始通知(日本語)」を「変更後メールテンプレート1」に、「ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語)」を「変更後メールテンプレート2」にそれぞれ変更した場合の記載例を、以下に示します。

パラメータファイル(LMIS_MessageResource_ja)に、以下の内容を記載します。

これで、パラメータの設定は完了です。

ワークフローの設定

ワークフローに、新しく作成したメールテンプレートを設定します。

初期設定

「セルフサービスポータル」オブジェクトに定義済みの、初期状態のワークフロールールを以下に示します。

設定方法

ワークフローを、以下の手順で変更します。

1．メールテンプレートを作成します。
この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを作成するものとします。
これらのメールテンプレートを使用して、「パラメータの設定」の手順1～8を実施してください。

2．初期設定を参考に、新しく作成したメールテンプレートを使用するワークフロールールを確認します。
この例では、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」が該当します。
ビルドメニューを表示します。 ビルドメニューを表示する操作については、「コンフィグレーションガイド　コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。

３．ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。

4．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」に設定されているメールアラートをコピーして、新しいメールアラートを作成します。
[オブジェクト]が[セルフサービスポータル]で、[ルール名]が[承認通知(日本語)2]となるワークフロールールをクリックします。

5．[ワークフローアクション]から[メールアラート]の[ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2]をクリックします。

6．[コピー]をクリックします。

7．[説明]に[変更後のメールアラート]と入力し、[一意の名前]に一意の名前を入力します。
　[メールテンプレート]には、新しく作成した[変更後メールテンプレート3]メールテンプレートを設定します。[保存]をクリックします。

8．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」をコピーして、新しいワークフロールールを作成します。
　 ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。
　 [オブジェクト]が[セルフサービスポータル]で、[ルール名]が[承認通知(日本語)2]となるワークフロールールをクリックします。

9．[コピー]をクリックします。

10．[ルール名]に[変更後のワークフロールール]を入力します。[保存 & 次へ]をクリックします。

11．新しく作成したワークフロールールに、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」に設定されている項目自動更新をすべて追加します。
ここでは、項目自動更新「通知制御番号=0」を追加します。
[ワークフローアクションの追加]をクリックして、リストから[既存アクションの選択]をクリックします。

12．[検索]で[項目自動更新]を選択して、[項目自動更新 : 通知制御番号=0]を選択して、[選択済みのアクション]に追加します。

13．新しく作成したワークフロールールに、手順4～7で作成したメールアラートを追加します。
[検索]で[メールアラート]を選択して、[メールアラート : 変更後のメールアラート]を選択して、[選択済みのアクション]に追加します。[保存]をクリックします。

14．[完了]をクリックします。

15．新しく作成したワークフロールールを有効化します。[有効化]をクリックします。

16．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」を無効化します。ワークフロールールの[セルフサービスポータル]ビューで、[承認通知(日本語)2]の[無効化]をクリックします。

17．変更したいすべてのメールテンプレートの内容に対して、手順4～16を実施してください。

これで、ワークフローの設定は完了です。

フローの設定

新しく作成したメールテンプレートをフローで使用できるように設定します。

この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して作成した「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを使用するメールアラートを、フローに設定するものとします。

1. [設定]-クイック検索より「フロー」を検索してクリックします。

2. [新規フロー]ボタンをクリックします。

3. フローの種類を選択します。[レコードトリガフロー]をクリックして選択し、[作成]ボタンをクリックします。

4. [開始を設定]ウィンドウで、以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。

5. [丸いプラス]アイコンをクリックし、[ショートカット]内の[トリガレコードを更新]をクリックします。

6. [新規のレコードを更新]ウィンドウで以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。

7. [レコードを更新]のすぐ下にある[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[決定]をクリックします。

8. [新規決定]ウィンドウで以下の内容を入力します。

表示ラベル	メール送信
API参照名	任意
表示ラベル(結果の詳細)	送信
結果のAPI参照名	任意
結果を実行する条件の要件	すべての条件に一致(AND)
リソース(1つ目の項目)	$Record > 申請者 [リソースを検索]をクリックし、順番に要素を選択していきます。
演算子	次の文字列と一致しない
値	空白
リソース(2つ目の項目)	$Record > 申請者 > メール
演算子	次の文字列と一致しない
値	空白
結果を実行するタイミング	条件の要件を満たす場合

また、[デフォルトの結果]の表示ラベルを「該当なし」に変更し、[完了]ボタンをクリックします。

9. [送信]列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ショートカット]内の[メールアラートを送信]をクリックします。

10. 作成したメールアラート(この例では、「変更後のメールアラート」)を[アクション]欄に入力し、[新規アクション]で以下の内容を入力し、[完了]ボタンをクリックします。

11. メールアラートをクリックし、[障害パスを追加]をクリックします。

12. [障害]列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[割り当て]をクリックします。

13. [新規割り当て]にて、以下の内容を入力して[完了]をクリックします。

14. メールアラート列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[終了]をクリックします。

15. [保存]ボタンをクリックし、「フローの表示ラベル」と「フローのAPI参照名」を任意の値で入力して[保存]ボタンをクリックします。

16. 表示された画面で、[有効化]ボタンをクリックします。

17. セルフサービスポータルのフローの、「承認通知」フローは無効化します。

これで、フローの設定は完了です。