ルックアップ検索で対象レコードを制限する

申請、問い合わせおよび変更要求レコードの編集画面では、参照項目の値を選択するときにルックアップ検索を行うことができます。
また、フォームでこれらの参照項目を検索するときには、ルックアップの対象となるレコードを制限することができます。

＜目次＞

機能の概要

参照項目の項目設定では、以下の設定でルックアップ対象レコードを制限することができます。

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アクセス権限

フルアクセス、サービス契約の2種類のアクセス権限を選択できます。それぞれの特徴は、以下の通りです。

• フルアクセス
  対象のレコードを制限しません。すべてのユーザが同一のレコードにアクセスできます。
  
  

• サービス契約
  ユーザが所属する取引先と、契約しているサービス(サービス契約)に応じて、アクセスするレコードを制限します。

サービス契約の検索範囲

アクセス権限に[サービス契約]を選択すると、ユーザは所属する取引先と、その取引先が契約しているサービスに応じてアクセスするレコードが制限されます。

アクセス権限にサービス契約を選択した場合の検索範囲は、以下の通りです。

1．通常の設定
通常の設定では、ユーザが所属する取引先の2階層下までの契約範囲を検索対象とします。

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2．親取引先に共有設定を実施した場合
親取引先の項目「サービス契約を共有」がTrueに設定されている場合、親取引先の契約範囲も検索対象に設定できます。

3．親取引先が参照できない設定の例
下記のように、親親取引先の項目「サービス契約を共有」がTrueに設定されている場合でも、親取引先に同様の設定がなければ親親取引先の契約範囲は検索対象になりません。

追加条件設定

上記のアクセス権限のほかに、以下の設定で追加の検索条件を設定できます。
追加条件設定では、SOQLクエリのWHERE句の内容を指定することで、条件にマッチしたレコードのみを検索対象に制限することができます。

[追加条件設定]に入力する内容を以下に記載します。

拡張ルックアップ画面の表示項目

[アクセス権限]に[サービス契約]を選択するか、または、[追加条件設定]に条件式を記述した場合、
申請、問い合わせおよび変更要求レコードの編集画面でルックアップ検索ボタンをクリックしたときに、標準のルックアップ検索画面の代わりに拡張ルックアップ画面が表示されます。

この拡張ルックアップ画面の検索結果には、以下の設定でName項目(リンクとして表示される項目)に加えて、表示項目を5つまで指定することができます。

問い合わせレコードの編集画面で、インシデント管理の参照項目「関連サービス要求」を使用する場合を例にして、ルックアップ対象の制限を設定する手順について説明します。

操作方法

1．配置された列レイアウトに[関連サービス要求]項目を配置します。

2．配置した項目の右側に表示されている歯車[項目設定]アイコンをクリックします。

3．下図のように[アクセス権限]、[追加条件設定]、[拡張ルックアップ項目]を設定します。
「拡張ルックアップ項目」には、拡張ルックアップ検索画面で表示される項目を指定します。

4．設定が完了したら[設定]ボタンをクリックします。

5．[保存]ボタンをクリックして、設定を保存します。

これで、ルックアップ検索の制限の設定は完了です。

参考情報

• SOQLについては、Salesforce ヘルプ「Salesforce Object Query Language (SOQL)」を参照してください。

• オブジェクト権限の設定については、マニュアル「セルフサービスポータル構築ガイド　オブジェクト権限を設定する」を参照してください。

• 拡張ルックアップを使った参照項目の検索方法については、マニュアル「セルフサービスポータル利用ガイド　問い合わせや申請や変更要求の参照項目をルックアップ検索する」を参照してください。