社外ユーザの共有設定をする
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社外ユーザの共有設定を行います。共有設定を行う事で、社外ユーザにレコードを参照させることができるようになります。
共有方法には「共有ルール」と「共有セット」があります。オブジェクトによってどちらの方法を使用するかが変わります。
公開するオブジェクトにはフォーム設定にて参照項目を使用している場合、その参照先のオブジェクトにも共有設定を行う必要があります。
「参照項目」については、フォーム設定で設定します。フォーム設定については、マニュアル「コンフィグレーションガイド フォーム設定」を参照してください。
参照させるためにはプロファイルに権限を付与する必要があります。権限の付与については、「LMISコンシェルジュプロファイルにオブジェクト権限を付与する」を参照してください。
「共有ルール」、「共有セット」それぞれの設定方法を説明します。
＜目次＞
共有セットを設定する
共有セットでは、「インシデント管理」、「サービス要求管理」、「変更管理」レコードを共有する為の設定を行います。
共有セットではレコードの所有者によってレコードが参照・編集できるかを制御します。
共有セットの設定は必ず行ってください。
1．ビルドメニューを表示します。 ビルドメニューを表示する操作については、マニュアル「コンフィグレーションガイド コンフィグレーションに使用するメニュー」を参照してください。
2．[クイック検索]より「デジタルエクスペリエンス」と検索し[設定]をクリックします。
3．設定画面が表示されます。「共有セット」の欄まで下にスクロールします。
4．共有セットを作成します。共有セットでは同企業でのレコードの共有の仕方や必須の共有設定を行います。[新規]ボタンをクリックします。
5．共有セットの設定画面で設定を行います。以下の表の設定に従い設定を行います。設定は2つ作成します。それぞれ設定をしたら、[保存]ボタンをクリックして保存します。
・「参照用」の共有セット
設定 | 値 | 説明 |
|---|---|---|
表示ラベル | 参照用 | 本設定の表示名を入力します。 |
共有セット名 | Referable | 半角英数字で入力します。 |
オブジェクトの選択 | 取引先、ユーザ、変更管理、インシデント管理、サービス要求管理、コミュニティ利用登録申請 | 左記に記述したオブジェクトを全て「選択されたオブジェクト」へ移動させます。 |
アクセス権の設定(アクション欄の[設定]リンクからそれぞれのオブジェクトに対して設定を行います) | ||
取引先 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
ユーザ | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
変更管理 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
インシデント管理 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
サービス要求管理 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
コミュニティ利用登録申請 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
・「参照・更新用」の共有セット
設定 | 値 | 説明 |
|---|---|---|
表示ラベル | 参照・編集用 | 本設定の表示名を入力します。 |
共有セット名 | Editable | 半角英数字で入力します。 |
オブジェクトの選択 | 取引先、ユーザ、変更管理、インシデント管理、サービス要求管理、コミュニティ利用登録申請 | 左記に記述したオブジェクトを全て「選択されたオブジェクト」へ移動させます。 |
アクセス権の設定(アクション欄の[設定]リンクからそれぞれのオブジェクトに対して設定を行います) | ||
取引先 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
ユーザ | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
変更管理 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
インシデント管理 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
サービス要求管理 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
コミュニティ利用登録申請 | [次の条件でアクセスを許可] | それぞれの値を選択して[更新]ボタンをクリックします。 |
6．作成した共有セットの設定が2つ表示されます。この共有セットに適用したいLMISコンシェルジュプロファイルを関連付ける作業を行います。
設定項目と説明を以下に示します。作成したLMISコンシェルジュプロファイルは必ず共有セットに関連付けます。
LMISコンシェルジュプロファイルの作成方法については、「LMISコンシェルジュ専用のプロファイルを設定する」を参照してください。
設定 | 説明 |
|---|---|
参照・編集用 | レコードの所有者が同企業のユーザであればレコードが参照・編集できます。 |
参照用 | レコードの所有者が同企業のユーザであればレコードが参照できます。編集はできません。 |
7．関連付けたい共有セットの編集をクリックします（例では、「参照・編集用」を編集します）。
8．共有セットの編集画面が表示されます。プロファイルの選択にて、適用したいLMISコンシェルジュのプロファイルを全て選択し「選択済みプロファイル」に追加します。
LMISコンシェルジュのプロファイルについては、「LMISコンシェルジュ専用のプロファイルを設定する」で作成したプロファイルを選択します。
9．[保存]ボタンをクリックします。
これで、共有セットを設定する手順は完了です。
共有ルールを設定する
共有ルールで設定するオブジェクトを以下に示します。
オブジェクト | 必須 | 備考 |
|---|---|---|
FAQ管理 | × | FAQ管理を公開する場合に設定します。 |
お知らせ | × | お知らせを公開する場合に設定します。 |
レイアウト定義 | 〇 | レコードのレイアウトを参照する為に必要です。 |
評価 | 〇 | FAQなどの評価を参照する為に必要です。 |
アンケート | 〇 | アンケートの機能を利用する為に必須です。 |
まずは必須になっているオブジェクトの共有ルールの設定方法を説明します。
1．ビルドメニューを表示します。 ビルドメニューを表示する操作については、マニュアル「コンフィグレーションガイド コンフィグレーションに使用するメニュー」を参照してください。
2．[クイック検索]より「共有設定」を検索し[共有設定]をクリックします。
3．共有設定画面が開くので、「共有ルール」の欄まで下にスクロールします。
4．共有ルールの作成方法を説明します。（例ではレイアウト定義を設定します。）「レイアウト定義共有ルール」の欄まで下にスクロールします。
5．[新規]ボタンをクリックします。
6．共有ルールの設定画面が表示されます。設定するオブジェクトごとの設定を以下に示します。
オブジェクト | ルールタイプ | 条件 | 共有先 | アクセス権 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
項目 | 演算子 | 値 | ||||
レイアウト定義 | 条件に基づく | 所有者ID | 次の文字列と一致しない | '' | 公開グループ：すべてのカスタマーポータルユーザ | 参照のみ |
評価 | 条件に基づく | 所有者ID | 次の文字列と一致しない | '' | 公開グループ：すべてのカスタマーポータルユーザ | 参照のみ |
アンケート | 条件に基づく | 所有者ID | 次の文字列と一致しない | '' | 公開グループ：すべてのカスタマーポータルユーザ | 参照のみ |
※「表示ラベル」、「ルール名」は任意の値を入力してください。
「FAQ管理」と「お知らせ」、「参照項目」のオブジェクトを公開する場合は、全ての企業で参照ルールが同じであれば、公開グループ「すべてのカスタマーポータルユーザ」に共有設定を行います。
企業ごとに参照ルールが異なる場合はできるだけ企業グループ単位に公開グループを作成し共有設定を行います。公開グループの作成方法については、「社外ユーザ用の公開グループを作成する」を参照してください。
公開グループを使用する場合は予め公開グループを作成しておく必要があります。
条件を指定する設定は作成上限が少ないため、企業をできるだけグループ単位に分け、ルールを設けて最小限の設定にするように考慮する必要があります。
作成上限については、Salesforceヘルプ「共有ルール」を参照してください。
以下、「FAQ」と「お知らせ」の共有ルールの作成方法を説明します。
7．共有ルールの設定画面を開きます。設定するオブジェクトと設定項目を以下に示します。
※「表示ラベル」、「ルール名」は任意の値を入力してください。
オブジェクト | ルールタイプ | 条件 | 共有先 | アクセス権 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
項目 | 演算子 | 値 | ||||
FAQ管理・お知らせ | 条件に基づく | 公開 | 次の文字列と一致する | True | 公開グループ：作成した公開グループ | 参照のみ |
8．条件に関して、「公開」以外も条件に加えたい場合は、別途条件を追加します。操作方法については、「サイトゲストユーザのログイン前の共有設定をする」の「応用的な共有設定を作成する」を参照してください。
9．すべて入力したら[保存]をクリックします。手順7～手順9を作成した公開グループごとに行います。
10．手順7～手順9を「お知らせ」にも行います。
11．さらにフォーム設定にて設定する「参照項目オブジェクト」に対して共有ルールを作成します（例ではハードウェアオブジェクトに作成します）。[新規]ボタンをクリックします。
12．共有ルールの設定画面が開きます。設定する項目を以下に示します。
※「表示ラベル」、「ルール名」は任意の値を入力してください。
オブジェクト | ルールタイプ | 所有者の所属 | 共有先 | アクセス権 |
|---|---|---|---|---|
※フォームで設定する「参照項目」のオブジェクト | レコードの所有者に基づく | 公開グループ：すべての内部ユーザ | 公開グループ：作成した公開グループ | 参照のみ |
フォームについては、マニュアル「コンフィグレーションガイド フォーム設定」を参照してください。
「FAQ管理」と「お知らせ」同様に条件を指定して共有ルールを作成できますが、条件に基づく共有ルールの作成上限が少ないため推奨しません。
例のように「すべての内部ユーザ」からの共有を推奨します。こうすることで内部で作成したレコードに対して全て共有させることができます。
13．[保存]ボタンをクリックします。
これで、共有ルールを設定する手順は完了です。
共有設定を削除する
共有内容が変更になった場合など、不要になった共有設定の削除方法を説明します。
1．「共有ルールを設定する」で作成した共有ルールの[削除]をクリックします。
共有設定を削除すると、対象の共有設定で共有されていたレコードを参照できなくなりますのでご注意ください。
これで、共有設定を削除する手順は完了です。
参考情報
サイト用のプロファイルの作成方法については、「LMISコンシェルジュ専用のプロファイルを設定する」を参照してください。
共有ルールの設定の詳細については、「サイトゲストユーザのログイン前の共有設定をする」を参照してください。
公開グループを作成する方法の詳細については、「社外ユーザ用の公開グループを作成する」を参照してください。
社外ユーザの企業間でのレコード共有方法については、「企業間のレコード共有設定をする」を参照してください。