セルフサービスポータル機能に関するメール送信内容を設定します。
以下の流れで、メールの送信内容を変更することができます。
1．メールテンプレートを作成する
新しいメールテンプレートを作成して、送信する内容を設定します。
ここで何もしなかった場合、初期状態のテンプレートの内容でメールが送信されます。
初期状態で設定されているメールテンプレートを参考にして、適切な内容の新しいメールテンプレートを作成することをおすすめします。
2．ワークフロー、またはフローを変更する
新しいメールテンプレートが使用されるように、設定を変更します。
＜目次＞
使用されるメールテンプレートの一覧
初期状態で使用されるメールテンプレートの一覧を、以下に示します。
メールテンプレートの変更方法については、「ワークフローの設定」を参照してください。
メールテンプレート名 | 用途 |
|---|---|
ポータルユーザ利用開始通知(日本語) | LMISの担当者が、セルフサービスポータルユーザに対して利用開始を通知する際に利用されます。 |
ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語) | セルフサービスポータルユーザが、パスワードリセットを要求した際の応答メールに利用されます。 |
ポータル担当者パスワードリセット通知(日本語) | LMISの担当者が、セルフサービスポータルユーザに対してパスワードリセットを通知する際に利用されます。 |
ポータル問い合わせ承認依頼通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで承認依頼を通知する際に利用されます。 |
ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで承認を通知する際に利用されます。 |
ポータル問い合わせ否認通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで否認を通知する際に利用されます。 |
ポータル問い合わせ取り下げ通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで承認依頼の取り消しを通知する際に利用されます。 |
2段階認証コード通知(日本語) | セルフサービスポータルでログイン時に2段階認証の認証コードを通知する際に利用されます。 |
メールテンプレートの設定
この例では、「ポータルユーザ利用開始通知(日本語)」に対して「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを作成するものとします。
1．メールテンプレートを作成します。
2．管理メニューを表示します。 管理メニューを表示する操作については、「コンフィグレーションガイド コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。
3．管理メニューで、[コミュニケーションテンプレート]-[Classicメールテンプレート]をクリックします。
4．[フォルダ]で[LMISテンプレート]を選択します。
メールテンプレート名から[ポータルユーザ利用開始通知(日本語)]をクリックします。
対象のオブジェクトを指定したビューを用意しておくことで、目的のメールテンプレートが検索しやすくなります。
5．[コピー]ボタンをクリックします。
6．[メールテンプレート名]に[変更後メールテンプレート1]と入力して、[テンプレートの一意の名前]に一意の名前を設定します。設定後、[保存]ボタンをクリックします。
7．[編集]ボタンをクリックします。
8．[件名]や[メール内容]を適切に編集します。編集後、[保存]ボタンをクリックします。
[差し込み項目値]を使用して、メールテンプレートからレコードの値を参照することができます。
ポータルユーザのメールテンプレートでは[取引責任者]、申請のメールテンプレートでは[サービス要求管理]、問い合わせのメールテンプレートでは[インシデント管理]を、[差し込み項目の種類]として選択することができます。
これで、メールテンプレートの設定は完了です。
ワークフローの設定
ワークフローに、新しく作成したメールテンプレートを設定します。
初期設定
「セルフサービスポータル」オブジェクトに定義済みの、初期状態のワークフロールールを以下に示します。
ポータルユーザ利用開始通知、ポータルユーザパスワードリセット通知、ポータル担当者パスワードリセット通知は、フロー機能でのみ提供されています。
ワークフロールール名 | 使用するメールテンプレート名 |
|---|---|
承認依頼通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ承認依頼通知(日本語)2 |
承認依頼通知(日本語)2代理通知なし | ポータル問い合わせ承認依頼通知(日本語)2 |
承認通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2 |
否認通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ否認通知(日本語)2 |
取り下げ通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ取り下げ通知(日本語)2 |
取り下げ通知(日本語)2代理通知なし | ポータル問い合わせ取り下げ通知(日本語)2 |
2段階認証(日本語) | 2段階認証コード通知(日本語) |
設定方法
ワークフローを、以下の手順で変更します。
ワークフローの設定方法については、Salesforce ヘルプ「ワークフロー」を参照してください。
1．メールテンプレートを作成します。
この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを作成するものとします。
これらのメールテンプレートを使用して、「メールテンプレートの設定」の手順を実施してください。
2．初期設定を参考に、新しく作成したメールテンプレートを使用するワークフロールールを確認します。
この例では、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」が該当します。
ビルドメニューを表示します。 ビルドメニューを表示する操作については、「コンフィグレーションガイド コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。
３．ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。
4．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」に設定されているメールアラートをコピーして、新しいメールアラートを作成します。
[オブジェクト]が[セルフサービスポータル]で、[ルール名]が[承認通知(日本語)2]となるワークフロールールをクリックします。
対象のオブジェクトを指定したビューを用意しておくことで、目的のワークフロールールが検索しやすくなります。
5．[ワークフローアクション]から[メールアラート]の[ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2]をクリックします。
6．[コピー]をクリックします。
7．[説明]に[変更後のメールアラート]と入力し、[一意の名前]に一意の名前を入力します。
[メールテンプレート]には、新しく作成した[変更後メールテンプレート3]メールテンプレートを設定します。[保存]をクリックします。
8．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」をコピーして、新しいワークフロールールを作成します。
ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。
[オブジェクト]が[セルフサービスポータル]で、[ルール名]が[承認通知(日本語)2]となるワークフロールールをクリックします。
9．[コピー]をクリックします。
10．[ルール名]に[変更後のワークフロールール]を入力します。[保存 & 次へ]をクリックします。
11．新しく作成したワークフロールールに、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」に設定されている項目自動更新をすべて追加します。
ここでは、項目自動更新「通知制御番号=0」を追加します。
[ワークフローアクションの追加]をクリックして、リストから[既存アクションの選択]をクリックします。
12．[検索]で[項目自動更新]を選択して、[項目自動更新 : 通知制御番号=0]を選択して、[選択済みのアクション]に追加します。
13．新しく作成したワークフロールールに、手順4～7で作成したメールアラートを追加します。
[検索]で[メールアラート]を選択して、[メールアラート : 変更後のメールアラート]を選択して、[選択済みのアクション]に追加します。[保存]をクリックします。
14．[完了]をクリックします。
15．新しく作成したワークフロールールを有効化します。[有効化]をクリックします。
16．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」を無効化します。ワークフロールールの[セルフサービスポータル]ビューで、[承認通知(日本語)2]の[無効化]をクリックします。
17．変更したいすべてのメールテンプレートの内容に対して、手順4～16を実施してください。
これで、ワークフローの設定は完了です。
フローの設定
新しく作成したメールテンプレートをフローで使用できるように設定します。
この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して作成した「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを使用するメールアラートを、フローに設定するものとします。
メールテンプレートの作成については、「メールテンプレートの設定」を参照してください。
メールアラートの作成については、「ワークフローの設定」の手順1～7を参照してください。
フローの設定方法の詳細については、「フロー移行ガイド フローの設定方法 」を参照してください。
1．[設定]-クイック検索より「フロー」を検索してクリックします。
2．[新規フロー]ボタンをクリックします。
3．フローの種類を選択します。[レコードトリガフロー]をクリックして選択し、[作成]ボタンをクリックします。
4．[開始を設定]ウィンドウで、以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。
オブジェクト | セルフサービスポータル |
|---|---|
フローをトリガする条件 | レコードが作成または更新された |
条件の要件 | すべての条件に一致(AND) |
項目 | 通知制御番号(SMOC__ox_nul_notifyNumber__c) |
演算子 | 次の文字列と一致する |
値 | 3 |
更新されたレコードでフローを実行するタイミング | レコードを更新し、条件の要件に一致するたび |
5．[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ショートカット]内の[トリガレコードを更新]をクリックします。
6．[新規のレコードを更新]ウィンドウで以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。
表示ラベル | 任意 |
|---|---|
API参照名 | 任意 |
更新するレコードを検索してその値を設定する方法 | フローをトリガした セルフサービスポータル レコードを使用 |
レコードを更新する条件の要件 | なし — 常にレコードを更新 |
項目 | 通知制御番号(SMOC__ox_nul_notifyNumber__c) |
値 | 0 |
7．[レコードを更新]のすぐ下にある[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[決定]をクリックします。
8． [新規決定]ウィンドウで以下の内容を入力します。
表示ラベル | メール送信 |
|---|---|
API参照名 | 任意 |
表示ラベル(結果の詳細) | 送信 |
結果のAPI参照名 | 任意 |
結果を実行する条件の要件 | すべての条件に一致(AND) |
リソース(1つ目の項目) | $Record > 申請者 [リソースを検索]をクリックし、順番に要素を選択していきます。 |
演算子 | 次の文字列と一致しない |
値 | 空白 |
リソース(2つ目の項目) | $Record > 申請者 > メール |
演算子 | 次の文字列と一致しない |
値 | 空白 |
結果を実行するタイミング | 条件の要件を満たす場合 |
また、[デフォルトの結果]の表示ラベルを「該当なし」に変更し、[完了]ボタンをクリックします。
9．[送信]列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ショートカット]内の[メールアラートを送信]をクリックします。
10．作成したメールアラート(この例では、「変更後のメールアラート」)を[アクション]欄に入力し、[新規アクション]で以下の内容を入力し、[完了]ボタンをクリックします。
表示ラベル | 任意 |
|---|---|
API参照名 | 任意 |
カスタムオブジェクト ID | {!$Record.Id} |
11．メールアラートをクリックし、[障害パスを追加]をクリックします。
12． [障害]列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[割り当て]をクリックします。
13． [新規割り当て]にて、以下の内容を入力して[完了]をクリックします。
表示ラベル | 送信エラー |
|---|---|
API参照名 | 任意 |
変数 | 現在のフェーズ( {!$Flow.CurrentStage} ) |
演算子 | 次の文字列と一致する |
値 | 空白 |
14．メールアラート列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[終了]をクリックします。
15．[保存]ボタンをクリックし、「フローの表示ラベル」と「フローのAPI参照名」を任意の値で入力して[保存]ボタンをクリックします。
16．表示された画面で、[有効化]ボタンをクリックします。
17．セルフサービスポータルのフローの、「承認通知」フローは無効化します。
この例では、作成したフローは日本語のメールテンプレートを使用したものであるため、既存の「承認通知」フローを無効化した場合は、英語と中国語のメールが動作しなくなります。英語・中国語のメールを動作させたい場合は、別途英語・中国語用のメールテンプレートおよびメールアラートを用意し、同様にフローを作成してください。
これで、フローの設定は完了です。