セルフサービスポータル機能に関するメール送信内容を設定します。
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| 情報 |
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ここで何もしなかった場合、初期状態のテンプレートの内容でメールが送信されます。 初期状態で設定されているメールテンプレートを参考にして、適切な内容の新しいメールテンプレートを作成することをおすすめします。 |
2．ワークフロー、またはフローを変更する2．ワークフロー、フロー、パラメータを変更する
新しいメールテンプレートが使用されるように、設定を変更します。
＜目次＞
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初期状態で使用されるメールテンプレートの一覧を、以下に示します。
メールテンプレートの変更方法については、「メールテンプレートの作成方法については、「メールテンプレートの設定」を参照してください。
ワークフローのメールアラートで使用するメールテンプレートを変更する方法については、「ワークフローの設定」を参照してください。
メールテンプレート名 | 用途 | 設定方法 |
|---|---|---|
ポータルユーザ利用開始通知(日本語) | LMISの担当者が、セルフサービスポータルユーザに対して利用開始を通知する際に利用されます。 | パラメータ、フロー |
ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語) | セルフサービスポータルユーザが、パスワードリセットを要求した際の応答メールに利用されます。 | パラメータ、フロー |
ポータル担当者パスワードリセット通知(日本語)2 | LMISの担当者が、セルフサービスポータルユーザに対してパスワードリセットを通知する際に利用されます。 | パラメータ、フロー |
ポータル問い合わせ承認依頼通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで承認依頼を通知する際に利用されます。 | ワークフロー、フロー |
ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで承認を通知する際に利用されます。 | ワークフロー、フロー |
ポータル問い合わせ否認通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで否認を通知する際に利用されます。 | ワークフロー、フロー |
ポータル問い合わせ取り下げ通知(日本語)2 | セルフサービスポータルで承認依頼の取り消しを通知する際に利用されます。 | ワークフロー、フロー |
2段階認証コード通知(日本語) | セルフサービスポータルでログイン時に2段階認証の認証コードを通知する際に利用されます。 | ワークフロー、フロー |
| アンカー |
|---|
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メールテンプレートの設定
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| 情報 |
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この例では、「ポータルユーザ利用開始通知(日本語)」に対して「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを作成するものとします。 |
1．メールテンプレートを作成します。
2．管理メニューを表示します。 管理メニューを表示する操作については、「コンフィグレーションガイド コンフィグレーションに使用するメニュー管理メニューを表示する操作については、マニュアル「コンフィグレーションガイド(Classic) コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。
3．管理メニューで、[コミュニケーションテンプレート]-[Classicメールテンプレート]をクリックします。
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7．[編集]ボタンをクリックします。
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8．[件名]や[メール内容]を適切に編集します。編集後、[保存]ボタンをクリックします。
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[差し込み項目値]を使用して、メールテンプレートからレコードの値を参照することができます。
ポータルユーザのメールテンプレートでは[取引責任者]、申請のメールテンプレートでは[サービス要求管理]、問い合わせのメールテンプレートでは[インシデント管理]を、[差し込み項目の種類]として選択することができます。
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これで、メールテンプレートの設定は完了です。
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これで、メールテンプレートの設定は完了です。
| 注意 |
|---|
メールテンプレートにファイル添付を行う際は、メールテンプレート設定完了後に以下の手順を追加で行ってください |
| 注意 |
|---|
メールテンプレートにファイル添付設定を行っても、そのままではメール送信画面に反映されません。併せて、マニュアル「コンフィグレーションガイド メール送信設定ファイル(LMIS_SelectMail)」の「USEATTACHMENT」について参照してください。 |
9．ファイル添付したいメールテンプレートを開き、ページ下部にある[ファイル添付］ボタンをクリックします。
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10．[ファイル選択]ボタンでファイルを選択してから、[ファイル添付]ボタンをクリックします。最後に[完了]ボタンをクリックしてファイル添付設定画面を閉じます。
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ファイル添付設定画面を閉じると、メールテンプレ―トにファイルが添付されました。
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これで、メールテンプレートにファイル添付設定は完了です。
| アンカー | ||||
|---|---|---|---|---|
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フローの設定
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新しく作成したメールテンプレートをフローで使用できるように設定します。
この例では、フロー「ポータル利用開始通知」で、「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを使用するメールアラートの設定方法について説明します。
| 情報 |
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メールテンプレートの作成については、「メールテンプレートの設定」の手順1～8を参照してください。 メールアラートの作成については、「ワークフローの設定」の手順1～7を参照してください。 |
| 情報 |
|---|
フローの設定方法の詳細については、マニュアル「フロー移行ガイド フローの設定方法 」を参照してください。 |
1．[設定]-クイック検索より「フロー」を検索してクリックします。
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2．セルフサービスポータルで利用するフロー一覧を表示します。
今回は例として、「ポータルユーザ利用開始通知」フローを元にメールテンプレートの修正を行います。
「ポータルユーザ利用開始通知」フローをクリックします。
| 情報 |
|---|
オブジェクトごとのビューをあらかじめ作成しておくことで、目的のフローを検索しやすくなります。 |
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3．フローが開きます。日本語のメールアラートを変更するので、「日本語」の分岐を確認します。
[要素を追加]アイコンをクリックします。
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4．検索ボックスに「メールアラート」と入力し、[メールアラートを送信]をクリックします。
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5．アクションから「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを使用するメールアラートを検索して選択します。
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6．以下の値を入力して、[完了]ボタンをクリックします。
表示ラベル | フローに表示する任意の名前を指定します。 |
|---|---|
API参照名 | フロー内でユニークな任意の名前を指定します。 |
説明 | 任意の説明を指定します。 |
選択したアクションの入力値を設定 | 変更するフローの種類によって異なります。
|
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7．追加したメールアラートをクリックし、[障害パスを追加]をクリックします。
...
8．追加された障害パスの[要素を追加]アイコンをクリックします。
...
9．検索ボックスに「割り当て」と入力し、[割り当て]をクリックします。
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10．[新規割り当て]にて、以下の内容を入力して[完了]をクリックします。
表示ラベル | フローに表示する任意の名前を指定します。 | ||
|---|---|---|---|
API参照名 | フロー内でユニークな任意の名前を指定します。 | ||
説明 | 任意の説明を指定します。 | ||
変数 | 「{!$Flow.CurrentStage}」を指定します。
| ||
演算子 | 次の文字列と一致する | ||
値 | 空白 |
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11．元のメールアラートをクリックし、[要素を削除]をクリックします。
| 注意 |
|---|
追加したメールアラートを削除しないようご注意ください。 |
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12．[別名で保存]ボタンをクリックします。
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13．「フローの表示ラベル」と「フローのAPI参照名」を任意の値で入力して[保存]ボタンをクリックします。
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14．表示された画面で、[有効化]ボタンをクリックします。
...
15．フローの編集画面を閉じ、フロー一覧画面を開きます。
コピー元のフロー名をクリックします。
...
16．[無効化]ボタンをクリックします。
...
| 注意 |
|---|
この例では、日本語のメールテンプレートのみ変更しています。 |
これで、フローの設定は完了です。
| アンカー | ||||
|---|---|---|---|---|
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ワークフローの設定
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ワークフローに、新しく作成したメールテンプレートを設定します。
| 注意 |
|---|
ワークフロールールの廃止に伴い、本機能は今後使用できなくなりますので、フローでのメール送信をご検討ください。 |
初期設定
「セルフサービスポータル」オブジェクトに定義済みの、初期状態のワークフロールールを以下に示します。
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...
ポータルユーザ利用開始通知、ポータルユーザパスワードリセット通知、ポータル担当者パスワードリセット通知は、フロー機能でのみ提供されています。
ワークフロールール名 | 使用するメールテンプレート名 |
|---|---|
承認依頼通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ承認依頼通知(日本語)2 |
承認依頼通知(日本語)2代理通知なし | ポータル問い合わせ承認依頼通知(日本語)2 |
承認通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2 |
否認通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ否認通知(日本語)2 |
取り下げ通知(日本語)2 | ポータル問い合わせ取り下げ通知(日本語)2 |
取り下げ通知(日本語)2代理通知なし | ポータル問い合わせ取り下げ通知(日本語)2 |
2段階認証(日本語) | 2段階認証コード通知(日本語) |
設定方法
ワークフローを、以下の手順で変更します。
| 情報 |
|---|
ワークフローの設定方法については、Salesforce ヘルプ「ワークフロー」を参照してください。 |
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1．メールテンプレートを作成します。
この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを作成するものとします。
これらのメールテンプレートを使用して、「メールテンプレートの設定」の手順を実施してください。」の手順1～8を実施してください。
2．初期設定を参考に、新しく作成したメールテンプレートを使用するワークフロールールを確認します。
この例では、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」が該当します。
ビルドメニューを表示します。 ビルドメニューを表示する操作については、「コンフィグレーションガイド コンフィグレーションに使用するメニュービルドメニューを表示する操作については、マニュアル「コンフィグレーションガイド(Classic) コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。
３．ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。
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17．変更したいすべてのメールテンプレートの内容に対して、手順4～16を実施してください。
これで、ワークフローの設定は完了です。
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7．[レコードを更新]のすぐ下にある[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[決定]をクリックします。
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8． [新規決定]ウィンドウで以下の内容を入力します。
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表示ラベル
...
メール送信
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API参照名
...
任意
...
表示ラベル(結果の詳細)
...
送信
...
結果のAPI参照名
...
任意
...
結果を実行する条件の要件
...
すべての条件に一致(AND)
...
リソース(1つ目の項目)
...
$Record > 申請者
| 情報 |
|---|
[リソースを検索]をクリックし、順番に要素を選択していきます。 |
...
演算子
...
次の文字列と一致しない
...
値
...
空白
...
リソース(2つ目の項目)
...
$Record > 申請者 > メール
...
演算子
...
次の文字列と一致しない
...
値
...
空白
...
結果を実行するタイミング
...
条件の要件を満たす場合
また、[デフォルトの結果]の表示ラベルを「該当なし」に変更し、[完了]ボタンをクリックします。
...
9．[送信]列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ショートカット]内の[メールアラートを送信]をクリックします。
...
10．作成したメールアラート(この例では、「変更後のメールアラート」)を[アクション]欄に入力し、[新規アクション]で以下の内容を入力し、[完了]ボタンをクリックします。
...
表示ラベル
...
任意
...
API参照名
...
任意
...
カスタムオブジェクト ID
...
{!$Record.Id}
11．メールアラートをクリックし、[障害パスを追加]をクリックします。
...
12． [障害]列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[割り当て]をクリックします。
...
13． [新規割り当て]にて、以下の内容を入力して[完了]をクリックします。
...
表示ラベル
...
送信エラー
...
API参照名
...
任意
...
変数
...
現在のフェーズ( {!$Flow.CurrentStage} )
...
演算子
...
次の文字列と一致する
...
値
...
空白
14．メールアラート列の[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ロジック]内の[終了]をクリックします。
...
15．[保存]ボタンをクリックし、「フローの表示ラベル」と「フローのAPI参照名」を任意の値で入力して[保存]ボタンをクリックします。
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16．表示された画面で、[有効化]ボタンをクリックします。
...
17．セルフサービスポータルのフローの、「承認通知」フローは無効化します。
...
| 注意 |
|---|
この例では、作成したフローは日本語のメールテンプレートを使用したものであるため、既存の「承認通知」フローを無効化した場合は、英語と中国語のメールが動作しなくなります。英語・中国語のメールを動作させたい場合は、別途英語・中国語用のメールテンプレートおよびメールアラートを用意し、同様にフローを作成してください。 |
...
| アンカー |
|---|
新しく作成したメールテンプレートをフローで使用できるように設定します。
この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して作成した「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを使用するメールアラートを、フローに設定するものとします。
| 情報 |
|---|
メールテンプレートの作成については、「メールテンプレートの設定」を参照してください。 メールアラートの作成については、「ワークフローの設定」の手順1～7を参照してください。 |
| 情報 |
|---|
フローの設定方法の詳細については、「フロー移行ガイド フローの設定方法 」を参照してください。 |
1．[設定]-クイック検索より「フロー」を検索してクリックします。
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2．[新規フロー]ボタンをクリックします。
...
3．フローの種類を選択します。[レコードトリガフロー]をクリックして選択し、[作成]ボタンをクリックします。
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4．[開始を設定]ウィンドウで、以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。
...
オブジェクト
...
セルフサービスポータル
...
フローをトリガする条件
...
レコードが作成または更新された
...
条件の要件
...
すべての条件に一致(AND)
...
項目
...
通知制御番号(SMOC__ox_nul_notifyNumber__c)
...
演算子
...
次の文字列と一致する
...
値
...
3
...
更新されたレコードでフローを実行するタイミング
...
レコードを更新し、条件の要件に一致するたび
5．[丸いプラス]アイコンをクリックし、[ショートカット]内の[トリガレコードを更新]をクリックします。
...
6．[新規のレコードを更新]ウィンドウで以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。
...
表示ラベル
...
任意
...
API参照名
...
任意
...
更新するレコードを検索してその値を設定する方法
...
フローをトリガした セルフサービスポータル レコードを使用
...
レコードを更新する条件の要件
...
なし — 常にレコードを更新
...
項目
...
通知制御番号(SMOC__ox_nul_notifyNumber__c)
...
値
...
0
|
パラメータの設定
...
| 注意 |
|---|
パラメータを使用した設定は現在推奨されていません。フロー機能を利用できる場合は、「パラメータからフローへの切り替え」を参照して、フロー機能を利用するようにしてください。 |
初期設定
パラメータファイルに設定するメールテンプレートの初期設定を、以下に示します。
属性名 | 使用するテンプレート名 |
|---|---|
startPortal | ポータルユーザ利用開始通知(日本語) |
resetPassword | ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語) |
resetPasswordForOwner | ポータル担当者パスワードリセット通知(日本語) |
記載例
「ポータルユーザ利用開始通知(日本語)」を「変更後メールテンプレート1」に、「ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語)」を「変更後メールテンプレート2」にそれぞれ変更した場合の記載例を、以下に示します。
パラメータファイル(LMIS_MessageResource_ja)に、以下の内容を記載します。
startPortal=変更後メールテンプレート1 |
パラメータファイルの設定については、マニュアル「コンフィグレーションガイド コメントの既定値設定ファイル(LMIS_MessageResource_ja)」を参照してください。
| アンカー | ||||
|---|---|---|---|---|
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パラメータからフローへの切り替え
...
1．設定内容を確認します。パラメータファイルである、コメントの既定値設定ファイル(LMIS_MessageResource_ja)を確認します。
2．パラメータに設定が記載されている場合は、「フローの設定」を参照してフロー設定を実施します。
startPortal=変更後メールテンプレート1 |
例として、上記のように2つの設定を変更する記載があった場合は、下記の2つの作業を実施します。
パラメータ「startPortal」に対応するフロー「ポータルユーザ利用開始通知」を、メールテンプレート「変更後メールテンプレート1」を使用するフローに変更します。
パラメータ「resetPassword」に対応するフロー「ポータルユーザパスワードリセット通知」を、メールテンプレート「変更後メールテンプレート2」を使用するフローに変更します。
3．カスタムメタデータ型の「システム論理パラメータ」の「SSP：フローからメールを送信する」をTrueに設定します。
カスタムメタデータ型については、マニュアル「コンフィグレーションガイド システム論理パラメータ」を参照してください。
これで、パラメータからフローへの切り替えは完了です。