セルフサービスポータルで承認されたプロセスレコードが承認されたとき、セルフサービスポータルで設定されていた承認者および代理承認者にメール通知することができるようにします。
ワークフロールール、フローそれぞれの操作について説明します。
＜目次＞
共通手順
1．設定を行いたいフォームを「セルフサービスポータル承認者設定」から確認します。
確認の仕方についてはマニュアル「コンフィグレーションガイド フォームの承認者を設定する」を参照してください。
2．通知したい承認者もしくは代理承認者が設定されている承認階層と何列目かを確認します。
図の場合、承認階層1の1列目となります。
3．通知したい承認者もしくは代理承認者が設定されている箇所ごとに、以下のように項目を作成します。
項目の作成についてはマニュアル「コンフィグレーションガイド 入力項目を作成する」を参照してください。
データ型 | メール |
|---|---|
項目の表示ラベル | 任意 |
項目名 | 任意 「ox_」で始まる文字列を指定しないでください。 |
項目レベルセキュリティ | デフォルトのまま |
ページレイアウトへの追加 | 任意 |
4．メールアラート「顧客へのメール_完了」の受信者に作成したメール型の項目を追加します。
[設定]-クイック検索より「メールアラート」を検索しクリックします。
5．「顧客へのメール_完了」の[編集]をクリックします。
設定を行いたいフォームが問い合わせフォームの場合はインシデント管理、申請フォームの場合はサービス要求管理の「顧客へのメール_完了」を選択してください。
※変更要求フォームの場合は[新規メールアラート]ボタンをクリックし、以下の内容を入力してください。
名前 | 顧客へのメール_完了 |
|---|---|
一意の名前 | ox_ema_customerMailsCompletion |
オブジェクト | 変更管理 |
メールテンプレート | 顧客へのメール通知_完了 |
6．[受信者種別]の[検索]で[メールの項目]を選択します。
7．メールアラート「顧客へのメール＿完了」に手順3で作成した項目を追加し[保存]ボタンをクリックします。
これで、ワークフロールール、フロー共通手順は完了です。
ワークフロールールでの設定手順
ワークフロールールで、セルフサービスポータル承認者および代理承認者へメール通知する設定手順について説明します。
事前に「共通手順」を実施してください。
1．作成した項目ごとに承認者または代理承認者のメールアドレスを入れる項目自動更新を作成します。
[設定]-クイック検索より「項目自動更新」を検索しクリックします。
2．[新規項目自動更新]ボタンをクリックします。
3．以下の表のように入力し、[数式エディタの表示]をクリックします。
名前 | 任意 |
|---|---|
一意の名前 | 任意 「ox_」で始まる文字列を指定しないでください。 |
オブジェクト | 設定を行いたいフォームが問い合わせフォームの場合はインシデント管理 申請フォームの場合はサービス要求管理 変更要求フォームの場合は変更管理 |
更新する項目 | 共通手順3で作成した項目 |
4．[項目の挿入]ボタンをクリックし、[インシデント管理] > [関連問い合わせ] > [(通知したい承認者もしくは代理承認者)] > [メール]を選択して挿入します。申請、変更要求も同様。
5．[保存]ボタンをクリックします。
6．2~5の手順を作成した項目ごとに行ってください。
7．ワークフロールール「承認完了」に手順4で作成した項目自動更新を追加します。
[設定]-クイック検索より「ワークフロールール」を検索しクリックします。
8．[承認完了]をクリックします。
設定を行いたいフォームが問い合わせフォームの場合はインシデント管理、申請フォームの場合はサービス要求管理、変更要求フォームの場合は変更管理の[承認完了]を選択してください。
9．[編集]ボタンをクリックします。
10．[ワークフローアクションの追加]から[既存アクションの選択]を選択します。
11．「アクション種別の選択」で[項目自動更新]を選択し、手順3で作成した項目自動更新をすべて追加し[保存]ボタンをクリックします。
これで、ワークフロールールでセルフサービスポータル承認者および代理承認者へメール通知する手順は完了です。
フローでの設定手順
フローで、セルフサービスポータル承認者および代理承認者へメール通知する設定手順について説明します。
事前に「共通手順」を実施してください。
1．[設定] - クイック検索テキストボックスで「フロー」を検索しクリックします。
クイック検索テキストボックスを表示する操作については、「コンフィグレーションに使用するメニュー(Lightning)」を参照してください。
2．フローの一覧画面が表示されます。
設定を行いたいフォームが問い合わせフォームの場合はインシデント管理、申請フォームの場合はサービス要求管理、変更要求フォームの場合は変更管理の「承認」のフローをを選択します。
[フローの表示ラベル]が「承認」のフローをクリックします。
ビューの作成方法は、「コンフィグレーションガイド フローでのビューの作成」を参照してください。
3．作成した項目ごとに承認者または代理承認者のメールアドレスを入れる設定を作成します。
[承認完了]アイコンをクリックします。
4．[要素を編集]ボタンをクリックします。
5．「インシデント管理の項目値をレコードに設定」の[項目を追加]ボタンをクリックします。
以下の内容を入力し[完了]ボタンをクリックします。
作成した項目ごとに以下の設定を行ってください。
項目 | 共通手順3で作成した項目 |
値 | 通知したい承認者もしくは代理承認者のメールを選択 {!$Record.SMOC__ox_ref_portal__r.SMOC__ox_ref_firstTierDelegatedApprove1__r.Email} [$Record] - [関連問い合わせ] - [1層代理承認者1] - [メール]の順番に選択します。 |
6．[別名で保存]ボタンをクリックします。
7．以下の内容を入力し[保存]ボタンをクリックします。
フローの表示ラベル | 任意(例：承認) |
|---|---|
フローのAPI参照名 | 任意(例：unirita_inc_Approval) |
説明 | 任意(例：承認のフローです。) |
8．[有効化]ボタンをクリックします。元のフローは無効化します。
これで、フローでセルフサービスポータル承認者および代理承認者へメール通知する手順は完了です。