メールテンプレートを設定する

セルフサービスポータル機能に関するメール送信内容を設定します。

以下の流れで、メールの送信内容を変更することができます。

1．メールテンプレートを作成する
新しいメールテンプレートを作成して、送信する内容を設定します。

2．ワークフロー、フロー、パラメータを変更する
新しいメールテンプレートが使用されるように、設定を変更します。

＜目次＞

使用されるメールテンプレートの一覧

初期状態で使用されるメールテンプレートの一覧を、以下に示します。
メールテンプレートの作成方法については、「メールテンプレートの設定」を参照してください。
ワークフローのメールアラートで使用するメールテンプレートを変更する方法については、「ワークフローの設定」を参照してください。

メールテンプレートの設定

1．メールテンプレートを作成します。

2．管理メニューを表示します。 管理メニューを表示する操作については、マニュアル「コンフィグレーションガイド　コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。

3．管理メニューで、[コミュニケーションテンプレート]-[Classicメールテンプレート]をクリックします。

4．[フォルダ]で[LMISテンプレート]を選択します。
メールテンプレート名から[ポータルユーザ利用開始通知(日本語)]をクリックします。

5．[コピー]ボタンをクリックします。

6．[メールテンプレート名]に[変更後メールテンプレート1]と入力して、[テンプレートの一意の名前]に一意の名前を設定します。設定後、[保存]ボタンをクリックします。

7．[編集]ボタンをクリックします。

8．[件名]や[メール内容]を適切に編集します。編集後、[保存]ボタンをクリックします。

[差し込み項目値]を使用して、メールテンプレートからレコードの値を参照することができます。
ポータルユーザのメールテンプレートでは[取引責任者]、申請のメールテンプレートでは[サービス要求管理]、問い合わせのメールテンプレートでは[インシデント管理]を、[差し込み項目の種類]として選択することができます。

これで、メールテンプレートの設定は完了です。

9．ファイル添付したいメールテンプレートを開き、ページ下部にある[ファイル添付］ボタンをクリックします。

10．[ファイル選択]ボタンでファイルを選択してから、[ファイル添付]ボタンをクリックします。最後に[完了]ボタンをクリックしてファイル添付設定画面を閉じます。

ファイル添付設定画面を閉じると、メールテンプレ―トにファイルが添付されました。

これで、メールテンプレートにファイル添付設定は完了です。

ワークフローの設定

ワークフローに、新しく作成したメールテンプレートを設定します。

初期設定

「セルフサービスポータル」オブジェクトに定義済みの、初期状態のワークフロールールを以下に示します。

設定方法

ワークフローを、以下の手順で変更します。

1．メールテンプレートを作成します。
この例では、「ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2」に対して「変更後メールテンプレート3」メールテンプレートを作成するものとします。
これらのメールテンプレートを使用して、「メールテンプレートの設定」の手順1～8を実施してください。

2．初期設定を参考に、新しく作成したメールテンプレートを使用するワークフロールールを確認します。
この例では、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」が該当します。
ビルドメニューを表示します。 ビルドメニューを表示する操作については、マニュアル「コンフィグレーションガイド　コンフィグレーションに使用するメニュー(Classic)」を参照してください。

３．ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。

4．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」に設定されているメールアラートをコピーして、新しいメールアラートを作成します。
[オブジェクト]が[セルフサービスポータル]で、[ルール名]が[承認通知(日本語)2]となるワークフロールールをクリックします。

5．[ワークフローアクション]から[メールアラート]の[ポータル問い合わせ承認通知(日本語)2]をクリックします。

6．[コピー]をクリックします。

7．[説明]に[変更後のメールアラート]と入力し、[一意の名前]に一意の名前を入力します。
　[メールテンプレート]には、新しく作成した[変更後メールテンプレート3]メールテンプレートを設定します。[保存]をクリックします。

8．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」をコピーして、新しいワークフロールールを作成します。
　 ビルドメニューで、[作成]-[ワークフローと承認申請]-[ワークフロールール]をクリックします。
　 [オブジェクト]が[セルフサービスポータル]で、[ルール名]が[承認通知(日本語)2]となるワークフロールールをクリックします。

9．[コピー]をクリックします。

10．[ルール名]に[変更後のワークフロールール]を入力します。[保存 & 次へ]をクリックします。

11．新しく作成したワークフロールールに、ワークフロールール「承認通知(日本語)2」に設定されている項目自動更新をすべて追加します。
ここでは、項目自動更新「通知制御番号=0」を追加します。
[ワークフローアクションの追加]をクリックして、リストから[既存アクションの選択]をクリックします。

12．[検索]で[項目自動更新]を選択して、[項目自動更新 : 通知制御番号=0]を選択して、[選択済みのアクション]に追加します。

13．新しく作成したワークフロールールに、手順4～7で作成したメールアラートを追加します。
[検索]で[メールアラート]を選択して、[メールアラート : 変更後のメールアラート]を選択して、[選択済みのアクション]に追加します。[保存]をクリックします。

14．[完了]をクリックします。

15．新しく作成したワークフロールールを有効化します。[有効化]をクリックします。

16．ワークフロールール「承認通知(日本語)2」を無効化します。ワークフロールールの[セルフサービスポータル]ビューで、[承認通知(日本語)2]の[無効化]をクリックします。

17．変更したいすべてのメールテンプレートの内容に対して、手順4～16を実施してください。

これで、ワークフローの設定は完了です。

パラメータの設定

初期設定

パラメータファイルに設定するメールテンプレートの初期設定を、以下に示します。

記載例

「ポータルユーザ利用開始通知(日本語)」を「変更後メールテンプレート1」に、「ポータルユーザパスワードリセット通知(日本語)」を「変更後メールテンプレート2」にそれぞれ変更した場合の記載例を、以下に示します。

パラメータファイル(LMIS_MessageResource_ja)に、以下の内容を記載します。

パラメータファイルの設定については、マニュアル「コンフィグレーションガイド　コメントの既定値設定ファイル(LMIS_MessageResource_ja)」を参照してください。

パラメータからフローへの切り替え

1．設定内容を確認します。パラメータファイルである、コメントの既定値設定ファイル(LMIS_MessageResource_ja)を確認します。

2．パラメータに設定が記載されている場合は、「フローの設定」を参照してフロー設定を実施します。

例として、上記のように2つの設定を変更する記載があった場合は、下記の2つの作業を実施します。

パラメータ「startPortal」に対応するフロー「ポータルユーザ利用開始通知」を、メールテンプレート「変更後メールテンプレート1」を使用するフローに変更します。

パラメータ「resetPassword」に対応するフロー「ポータルユーザパスワードリセット通知」を、メールテンプレート「変更後メールテンプレート2」を使用するフローに変更します。

3．カスタムメタデータ型の「システム論理パラメータ」の「SSP：フローからメールを送信する」をTrueに設定します。

カスタムメタデータ型については、マニュアル「コンフィグレーションガイド　システム論理パラメータ」を参照してください。

これで、パラメータからフローへの切り替えは完了です。

フローの設定

新しく作成したメールテンプレートをフローで使用できるように設定します。

この例では、フロー「ポータル利用開始通知」で、「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを使用するメールアラートの設定方法について説明します。

1. [設定]-クイック検索より「フロー」を検索してクリックします。
   

   

2. セルフサービスポータルで利用するフロー一覧を表示します。
   今回は例として、「ポータルユーザ利用開始通知」フローを元にメールテンプレートの修正を行います。
   「ポータルユーザ利用開始通知」フローをクリックします。

3. フローが開きます。日本語のメールアラートを変更するので、「日本語」の分岐を確認します。
   [要素を追加]アイコンをクリックします。
   

   

4. 検索ボックスに「メールアラート」と入力し、[メールアラートを送信]をクリックします。
   

   

5. アクションから「変更後メールテンプレート1」メールテンプレートを使用するメールアラートを検索して選択します。
   

   

6. 以下の値を入力して、[完了]ボタンをクリックします。

7. 追加したメールアラートをクリックし、[障害パスを追加]をクリックします。
   

   

8. 追加された障害パスの[要素を追加]アイコンをクリックします。
   

   

9. 検索ボックスに「割り当て」と入力し、[割り当て]をクリックします。
   

   

10. [新規割り当て]にて、以下の内容を入力して[完了]をクリックします。

11. 元のメールアラートをクリックし、[要素を削除]をクリックします。

12. [別名で保存]ボタンをクリックします。
    

    

13. 「フローの表示ラベル」と「フローのAPI参照名」を任意の値で入力して[保存]ボタンをクリックします。
    

    

14. 表示された画面で、[有効化]ボタンをクリックします。
    

    

15. フローの編集画面を閉じ、フロー一覧画面を開きます。
    コピー元のフロー名をクリックします。
    

    

16. [無効化]ボタンをクリックします。
    

    

これで、フローの設定は完了です。