ワークフローによる承認フローへの承認階層の追加

標準の承認フローに対して、承認階層(ステータス)を追加できます。

承認階層を追加するには、ステータスの追加、ワークフロールールの無効化・有効化などが必要です。

インシデント管理を例に、標準のオブジェクトの承認フローに、承認階層を追加する操作について説明します。

インシデント管理の標準の承認フロー

インシデント管理の標準の承認フローを以下に示します。

インシデント管理の標準の承認フローでは、主に、以下のワークフロールールが有効になっています。

項番

ワークフロールール

説明

項番

ワークフロールール

説明

(1)

新規登録

レコードの新規登録時に承認ルートを設定するワークフロールールです。

(2)

開始_実施中から調査_実施中

[開始/実施中]から[調査/実施中]に遷移させるワークフロールールです。

(3)

調査_実施中から対策_実施中

[調査/実施中]から[対策/実施中]に遷移させるワークフロールールです。

(4)

対策_実施中から対策_確認待ち

[対策/実施中]から[対策/確認待ち]に遷移させるワークフロールールです。

(5)

対策_承認者設定

ステータス[対策]で、承認者を設定するワークフロールールです。

(6)

対策_確認待ちから対策_実施中

[対策/確認待ち]から[対策/実施中]に遷移させるワークフロールールです。

(7)

対策_確認待ちから完了_―

[対策/確認待ち]から[完了]に遷移させるワークフロールールです。

その他

顧客へのメール_開始
顧客へのメール_完了
顧客へのメール_対策
顧客へのメール_調査

顧客にメールで通知するワークフロールールです。

承認階層追加後のインシデント管理の承認フロー

インシデント管理の承認フローに、承認処理を行う[役員承認]のステータスを追加する場合の変更前と変更後の承認フローを以下に示します。

上記の承認フローの変更を行うには、以下の設定が必要です。

1.承認階層のステータスの追加
追加する承認階層を、該当のオブジェクトの選択リストの値として登録します。
上記の場合は、インシデント管理の選択リストの値として、[役員承認]を追加します。

 

2.ステータスの追加に合わせたページレイアウト、表示ラベルの変更
ページレイアウトに承認者の指定欄を追加し、追加したステータスに合わせて表示項目のラベルを変更します。
上記の場合は、インシデント管理のページレイアウトにカスタマイズ項目[承認者2]を追加し、[承認者2]の表示ラベルを[役員承認者]などに変更します。
[承認者2]の表示ラベルの変更手順は、「入力項目のラベルを変更する」を参照してください。

 

3.既存のワークフロールールの無効化
既存のワークフロールールのうち、変更後の承認フローでは使用しないワークフロールールを無効化します。
上記の場合は、変更前の(7)のワークフロールール「対策_確認待ちから完了_―」を無効化します。

 

4.ワークフロールールの追加
承認フローに、ステータスの遷移や承認処理などのワークフロールールを追加します。
上記の場合は、以下のワークフロールールを追加します。

項番

ワークフロールール

ワークフロールール名(例)

説明

項番

ワークフロールール

ワークフロールール名(例)

説明

(8)

追加ステータスへ遷移するワークフロールール

対策_確認待ちから役員承認

ステータス[対策/確認待ち]から、追加ステータス[役員承認/確認待ち]へ遷移させるワークフロールールです。

(9)

追加ステータスで承認者を設定するワークフロールール

役員承認_承認者設定

承認処理を行うステータス[役員承認/確認待ち]で、承認者を設定させるワークフロールールです。

(10)

追加ステータスから次のステータスへ遷移するワークフロールール

役員承認から完了

追加ステータス[役員承認/確認待ち] から、次のステータス[完了]へ遷移させるワークフロールールです。 

 

5.メール通知のワークフロールールの無効化
インシデント管理の承認フローなど、メール通知が発生する承認フローを変更する場合、変更者が意図しないタイミングでメール通知が発行されてしまう可能性があるため、以下のワークフロールールを無効化します。
・[顧客へのメール_開始]
・[顧客へのメール_完了]
・[顧客へのメール_対策]
・[顧客へのメール_調査]


注意事項

  • ワークフロールールを修正する際、既存のワークフローを修正してしまうと元の状態に戻せなくなる可能性があります。
    そのため、既存のワークフロールールを修正しないで、無効化し、コピー・新規作成してから修正することを推奨します。


<目次>