[適用済み]Spring'22で従来のレポートおよびダッシュボードフォルダ共有方法の廃止

Spring'21(2021年2月頃)に適用予定でしたが、Spring'22に延期されました。

＜目次＞

【概要】

　Salesforceのバージョンアップ（Spring'21）により、従来のレポートおよびダッシュボードフォルダ（以降、「フォルダ」と記載）の共有方式が廃止されます。

　それに伴い、従来の方式から新しい方式（以降、「拡張フォルダ共有」と記載）に切り替わる際、ユーザのフォルダに対してのアクセス権限に影響が出る可能性があります。(LMISの動作には影響はありません。)

【適用時期】

【本影響を受けるお客様】

【お客様側で実施が必要な作業】

Open

①フォルダ共有方法が従来の方式であるかの確認を行います。

【共有設定確認手順】

※Lightning環境のお客様では設定画面が表示できません。表示する時は一旦Classicに切り替える必要があります。

1．LMISホーム画面から「+」ボタンをクリックします。

Open

2．「すべてのタブ」の画面で「レポート」をクリックします。

3．「レポート&ダッシュボード一覧」画面が表示されますので、任意のフォルダにマウスオーバします。右端にアイコンが出てきますのでクリックします。

4．表示されたメニューから従来の方式であれば、「編集」が表示されますので「編集」をクリックします。

5．「フォルダの編集」画面が以下の画面の場合は従来の方式の共有設定となります。

※Spring'21適用後は以下のようにUIが切り替わります。

フォルダを共有する場合、選択したユーザ、グループ、ロール、またはこれらの組み合わせに対して「閲覧者」、「エディタ」、または「マネージャ」アクセス権を指定します。

従来の方式ではフォルダ全体に対して、アクセス権を割り当てていましたが、拡張フォルダ共有ではフォルダに対してユーザ、ロール、公開グループ毎にアクセス権を割り当てていく方式に切り替わります。

また、レポートとダッシュボードに関するユーザプロファイルの権限にも変更があります。

詳細はSalesforceヘルプ「レポートとダッシュボードの拡張フォルダ共有への組織の移行」を参照してください。

②Spring'21適用後に影響があるかの確認テストを行います。

以下の手順に従いご確認をお願いいたします。

【確認手順】

1．システム管理者にて、本番環境から本フォルダテスト用のSandbox環境を作成します。Sandboxの作成方法につきましては「コンフィグレーションガイド　Sandbox環境を作成する」をご参照ください。

2．Sandbox環境のクイック検索にて、「フォルダ共有」を入力します。検索された「フォルダ共有」をクリックします。

3．「レポートおよびダッシュボードフォルダの共有」画面より「レポートおよびダッシュボードフォルダを共有するためのアクセスレベルを有効化」にチェックをします。

4．警告が出るので、【はい、拡張フォルダを有効化します】をクリックします。

※一度拡張フォルダ共有を適用した環境は元に戻せません。

5．チェックされている事を確認し【保存】をクリックします。この作業にてSpring'21適用後と同じ拡張フォルダ共有に切り替わります。

6．フォルダに対して実際のユーザでアクセスを行い、本番環境とSandbox環境で権限の差異がないかの確認を行ってください。

詳細な権限変更内容を確認したい場合は、Salesforceヘルプ「レポートとダッシュボードの拡張フォルダ共有への組織の移行」を参照ください。

※本番環境と権限の差異が無い場合は、Spring'21で機能的影響はありませんので以降の作業を行う必要はありません。

※権限影響の一例

　１．Aユーザはプロファイル権限「ダッシュボードの管理」および「すべてのデータの参照」を持っている。

　２．Bユーザはプロファイル権限「すべてのデータの参照」を持っている。

　３．AとBユーザともにダッシュボードを作成して「参照・更新」権限のある、フォルダ名「Zフォルダ」に保存している。

上記の条件の場合、AとBユーザはどちらもフォルダー内のダッシュボードを「参照・更新」することができます。

Spring'21が適応された後、AとBユーザは「Zフォルダ」に対して以下の権限を割り当てられます。

その為、Bユーザは従来の方式の権限から「更新」権限を失う為、Bユーザに対して、拡張フォルダ共有の「エディタ」権限を割り振る必要があります。

③②で権限差異があった場合はフォルダに権限を付与します。以下の手順に従い権限付与を行ってください。

【権限付与手順】

1．権限が足りなくなっているユーザが存在する場合、そのフォルダ設定を変更します。

「レポート&ダッシュボード一覧」画面を表示し、権限を付与するフォルダにマウスオーバします。右端にアイコンが出てきますのでクリックします。

2．メニューから「共有」をクリックします。

3．拡張フォルダ共有の共有設定UIが表示されます。

4．上部の共有先から共有先を選択します。（例ではユーザを選択します）

5．共有先を検索し、共有したい共有先の【共有】ボタンをクリックします。

6．アクセス列より②の確認で足りなかった権限を選択します。権限設定後【完了】をクリックします。

※それぞれのアクセス権の説明は以下になります。

7．【閉じる】をクリックします。

8．再度テストを行い権限が足りない場合は、1~7の手順で権限を付与し本番環境と同じ権限になるようにします。

④Sandboxで権限の検証が完了したあとはSpring'21適用前に上記の操作を本番環境に行う適用作業を行います。

以下の手順で本番適用を行います

【Spring'21前に本番適用作業】

本番環境にて、②【確認手順】手順2~5で行った拡張フォルダ共有に切り替えをし、③【権限付与手順】で行った権限付与の作業を行います。

以上で手順は完了です。