申請、問い合わせ、変更要求のフォームの作成

フォームとは、セルフサービスポータルの利用者が入力または表示するものです。申請、問い合わせ、変更要求の各フォームでは、申請内容、問い合わせ内容、変更内容について入力および表示することができます。

申請を登録する入力フォーム
セルフサービスポータルの利用者が申請を入力するためのフォームです。
利用者が入力した内容は、サービス要求管理のレコードとして登録されます。
お問い合わせを登録する入力フォーム
セルフサービスポータルの利用者が問い合わせを入力するためのフォームです。
利用者が入力した内容は、インシデント管理のレコードとして登録されます。
変更要求を登録する入力フォーム
セルフサービスポータルの利用者が変更要求を入力するためのフォームです。
利用者が入力した内容は、変更管理のレコードとして登録されます。

設定の流れ

申請、問い合わせ、変更要求のフォームを作成する流れを以下に示します。

1．フォームの名前を登録する
セルフサービスポータルに表示するフォームについて、フォームに名前を付け、登録します。
フォームの名前は、フォームの種別ごとに該当するオブジェクトに登録する必要があります。たとえば、申請のフォームを登録する場合はサービス要求管理の[申請種別]、問い合わせのフォームを登録する場合は
インシデント管理の[問い合わせ種別]、変更要求のフォームを登録する場合は変更管理の[ポータル種別]に対してフォームを登録します。
操作方法については、「フォームの名前を登録する」を参照してください。

2．フォームの項目を設定する
申請、問い合わせおよび変更要求のフォームは、フォーム設定で、フォームのガイド、セクション、項目を設定します。
操作方法については、「フォームの項目を設定する」を参照してください。

設定済みのフォームをコピーしてから作成することもできます。操作方法については「フォームをコピーする」を参照してください。

3．フォームの項目のアクセス権を設定する
「フォームの項目を設定する」で設定した項目について、セルフサービスポータルでのアクセス権として「編集」を設定します。
編集を設定した場合はセルフサービスポータルの利用者は表示および編集が可能となります。
操作については、「フォームの項目のアクセス権を設定する」を参照してください。

4．フォームのメニューを設定する
申請、問い合わせまたは変更要求の場合は、フォームをグループ化するメニューを表示できます。
必要に応じて、フォームのメニューを設定します。
操作については、「フォームのメニューを設定する」を参照してください。

5．レコードタイプのアクセス権を設定する(レコードタイプを使用する場合)
フォームのグループ化にレコードタイプを使用する場合は、レコードタイプについて、セルフサービスポータルでのアクセス権を設定します。
レコードタイプのアクセス権を設定することで、セルフサービスポータルにレコードタイプが表示されます。
操作については、「レコードタイプのアクセス権を設定する(レコードタイプを使用する場合)」を参照してください。

6．フォームの承認者を設定する
セルフサービスポータルで申請、問い合わせおよび変更要求を登録した際の承認設定をします。
承認通知の有無、承認階層、代理承認の設定などをします。
操作については、「フォームの承認者を設定する」を参照してください。

上記設定の完了後、セルフサービスポータルを表示して、フォームが追加されていることを確認します。

注意事項

フォームの作成、管理の操作は、システム管理者プロファイルのユーザで実施してください。

参考情報

セルフサービスポータルに表示するお知らせや問い合わせに添付ファイルを使用できます。
セルフサービスポータルでの添付ファイルの公開設定については、マニュアル「オペレーションズガイド　サイトでの添付ファイルの公開設定」を参照してください。
FAQ、お知らせのフォームの作成については、「FAQ、お知らせのフォームの作成」を参照してください。
V2.5.0.00以降のバージョンでは、[LMIS 管理] - [セルフサービスポータルフォーム設定]を利用して、申請および問い合わせのフォームを追加、変更できるようになりました。
V2.5.0.00より前のバージョンで作成したフォーム(項目セットを使用する旧方式で作成したフォーム)は、引き続き利用できます。旧方式でのフォームの管理については、前のバージョンのマニュアルを参照してください。

＜目次＞